12.02.2020 Zarządzanie

Program stażowy inny niż wszystkie

Rozwój,Turkus,zarządzanie,staż,odpowiedzialność

Programy stażowe w Polsce cieszą się różnymi opiniami. Tylko 63% z 2000 przebadanych w 2018 roku przez Pracuj.pl stażystów oceniło, że w trakcie stażu nauczyło się funkcjonowania w firmie. 57% badanych przyznało, że nauczyło się konkretnych umiejętności. To oznacza, że niemal połowa badanych, mówiąc wprost - nie nauczyła się niczego pożytecznego dla rozwoju swojej kariery zawodowej. Stracili czas. Taki stan rzeczy umacnia wiecznie żywy stereotyp studenta, którego zakres obowiązków na stażu obejmuje głównie parzenie kawy. Projektując nasz program stażowy wiedzieliśmy jedno: takie coś u nas nie przejdzie. Od początku chcieliśmy, żeby nasze staże dawały: energię, rozwój, autonomię i poczucie odpowiedzialości. Aby miały sens. I wiecie co? Udało nam się osiągnąć ten cel.

Krótko o nas

HighSolutions to turkusowo zarządzany software house z Poznania. Jesteśmy niewielkim zespołem (bo zaledwie 20 osobowym), ale z dużymi ambicjami. Działamy zgodnie z założeniami turkusowego modelu zarządzania i nie ma u nas szefów, hierarchii czy zakresów obowiązków. Zamiast tego są: kultura pracy oparta na wartościach, wysoki poziom odpowiedzialności wszystkich członków zespołu, ścisła kooperacja, szybujące wykresy zaangażowania i satysfakcji oraz rosnąca efektywność i dochodowość organizacji. O naszym przepisie na to możecie przeczytać w moich pozostałych artykułach, m.in.:

Staż, który ma sens

Głównym celem naszego programu stażowego jest przygotowanie studentów do zostania członkami zespołu. Zależy nam na tym aby zarówno oni chcieli z nami zostać jak i żeby zespół chciał ich zatrudnić. Jak wiecie, z poprzednich artykułów o HighSolutions, wpływ na decyzję o zatrudnieniu kogokolwiek do zespołu mają wszyscy. To sprawia, że stażyści mają przed sobą postawione wyzwanie: zrobić jak najlepsze wrażenie na wszystkich, wykazując się inicjatywą, zaangażowaniem i odpowiedzialnością. To także wyzwanie dla nas: zadbać o stażystów, aby chcieli z nami dalej współpracować. W ciągu pół roku na 10 stażystów każdy chciał z nami zostać na dłużej. 8 z 10 daliśmy stałe zatrudnienie, bo pozwoliły nam na to okoliczności biznesowe. Traktujemy staże jako szansę na przyjęcie do organizacji młodych talentów, osób, które często dopiero wchodzą na rynek pracy z tzw. "czystą kartą". Są pozbawieni destrukcyjnych nawyków i zachowań, które normalnie uwarunkowane są przez pracę w miejscach, w których nie dba się o zaangażowanie i satysfakcję.

Źródło motywacji

Jedną z moich ulubionych teorii motywacji jest dwuczynnikowa teoria Frederica Herzberga. Wyraźnie rozdziela ona czynniki umniejszające poczucie niezadowolenia od tych, które stymulują wzrost motywacji. Oto one:

czynniki higieny: wynagrodzenie, warunki pracy, atmosfera, relacje z innymi, styl zarządzania. Zadbanie o powyższe sprawia, że w zespole zminimalizowane zostanie poczucie niezadowolenia. Współpracownicy będą jednak obojętni na nasze zachęty do wkładania w pracę większego wysiłku. Aby wzrosła motywacja niezbędne jest zadbanie o...
motywatory, dające poczucie: osiągnięć, uznania ze strony innych, rozwoju, odpowiedzialności i zainteresowania pracą. To czynniki, o które należy dbać każdego dnia. Co więcej, skuteczność ich realizacji zależy od umiejętności liderów i członków zespołu. Utrzymanie wysokiego poziomu zaspokojenia tych potrzeb jest trudne. Wymaga ciągłej pracy z liderami, rzetelnego procesu rekrutacji i dobrych programów rozwojowych.

Na bieżąco śledzimy u siebie wyniki ankiet satysfakcji oraz zaangażowania i wiemy, że w wielu obszarach idzie nam bardzo dobrze (80-90% średni wynik w badaniach officevibe). Aby nasz program stażowy dawał energię, rozwój i poczucie odpowiedzialności, postanowiliśmy oprzeć go na 4 filarach. Ich fundament stanowi druga grupa czynników - motywatorów. Te filary to: dobrowolność, partycypacja, mentoring i coaching. W dalszej części artykułu opiszę Wam, co każdy filar oznacza dla nas w praktyce.

Dobrowolność

W naszym zespole kluczową rolą odgrywa odpowiedzialność. Wszyscy traktujemy siebie nawzajem jako osoby odpowiedzialne, dlatego w wielu kwestiach dajemy sobie dużą swobodę. To sprawia, że czujemy dużą autonomię w działaniu oraz chęć do brania odpowiedzialności za trudniejsze zadania. Chce się nam je wykonywać, bo realizujemy je na własnych warunkach, w sposób, który jest dla nas odpowiedni. Najważniejsza jest efektywność, dlatego w razie potrzeby każdy może liczyć na wsparcie zespołu. Dobrowolność jaką sobie dajemy dotyczy również stażystów.

Decydują oni samodzielnie o:

miejscu wykonywanej pracy (każdy może pracować w biurze albo zdalnie, z dowolnego miejsca na świecie, praktycznie bez limitu; na początku współpracy sugerujemy aby byli jak najczęściej w biurze, żeby mogli uczyć się od nas, zwłaszcza w pierwszym miesiącu stażu).
czasie wykonywania pracy (mamy dedykowane godziny otwarcia biura, które ułatwiają nam bycie w stałym kontakcie ze sobą, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby praca była wykonywana w różnych porach dnia. Wystarczy nas uprzedzić o planowanym, niestandardowym czasie pracy).
tym co konkretnie robią w trakcie stażu (celem programu jest podniesienie kwalifikacji zawodowych, zbieżnych z aspiracjami i kierunkiem studiów. To znaczy, że naszym stażystom proponujemy zadania adekwatne do ich ścieżki rozwoju, ale mogą równie dobrze wykonywać inne, które sami zaproponują, albo które na ich prośbę wymyśli mentor).
sposobie, w jaki realizują zadania (zespół oczekuje, że każdy podejmując się jakiegoś zadania wykona je najlepiej jak potrafi, niezależnie od sposobu jaki uzna za słuszny). Opiekun stażu nie narzuca metod pracy i jest otwarty na dzielenie się swoim doświadczeniem.

Partycypacja

Ten filar łączy się z włączaniem stażystów w naszą firmową codzienność. Chcemy, aby funkcjonowali w ramach zespołu, a nie w oderwaniu od niego, tworząc osobną pod wieloma względami kategorię pracowników p.t. "stażyści". W wielu firmach do takiego podziału niestety dochodzi. Chcemy aby czuli się docenieni jako członkowie zespołu i mogli wykazać się odpowiedzialnością za to co dzieje się w firmie.

Włączamy ich w takie działania jak:

Współdecydowanie, poprzez udział w spotkaniach zespołowych, których celem jest wyprowacowywanie konkretnych rozwiązań. Nie włączamy stażystów w nasze strategiczne spotkania na temat wynagrodzeń czy zatrudniania, ale chcemy ich przygotować do funkcjonowania w samozarządzającym się zespole. W tym celu co kilka tygodni zapraszamy ich na spotkanie i dajemy zadanie. Mają w sumie do godziny czasu aby wspólnie i zgodnie wypracować optymalne rozwiązanie. Jeśli reszta zespołu zaakceptuje propozycję stażystów, wprowadzamy ją testowo do naszej pracy.
Zespołowe rytuały. Należą do nich m.in.: spotkania podsumowujące tydzień ("weekend call"), wspólne celebrowanie sukcesów biznesowych, dostęp do kanałów w firmowej aplikacji Slack (gdzie dzielimy się wieloma informacjami na temat prowadzonych projektów, inspiracjami i dobrym humorem), wspólne obchodzenie urodzin współpracowników i udział we wszystkich realizowanych działaniach o charakterze team buildingowym.
Integracja, czyli wszystko co dzieje się poza pracą. Dzięki stażystom wspólne spędzanie czasu wolnego stało się ciekawsze. Bo kto jak nie studenci wie najlepiej, gdzie i w jaki sposób iść się bawić? 😎

Mentoring

Podstawą poczucia osiągnięć i rozwoju jest realizowanie przez stażystów indywidualnych planów rozwojowych. Stworzyliśmy proces mentorski, w którym każdy stażysta realizuje swoje zawodowe aspiracje, w bezpiecznych ramach i pod skrzydłami doświadczonego członka zespołu - mentora.

Nasz program mentorski opisują pokrótce poniższe punkty:

Cykliczne sesje z mentorem, które odbywają się co miesiąc, trwają ok 1 godzinę czasu i służą podsumowaniu tego, co stażyście udało się osiągnąć w ciągu ostatnich tygodni. Na sesjach stażyści planują również cele na kolejny miesiąc, a zadaniem mentora jest zaproponowanie rozwiązań wspierających, z których stażysta może skorzystać.
kompetencje do rozwoju. Mentor na podstawie założeń programu stażu i wiedzy o tym w jakim kierunku stażysta chciałby się rozwijać tworzy listę od 5 do 10 kompetencji. Na pierwszej sesji mentorskiej stażysta wybiera z listy kilka kompetencji, które najbardziej chciałby rozwinąć w trakcie stażu. Jeśli propozycje mentora mu nie odpowiadają to proponuje własne i uzgadnia to z mentorem.
Arkusze rozwoju kompetencji. Rozwój każdej kompetencji wybranej przez stażystę planowany jest i oceniany na sesjach mentorskich przy użyciu arkuszy rozwoju. Na skali od 1 do 10 stażysta każdorazowo i przy wsparciu mentora identyfikuje swój aktualny poziom umiejętności i planuje jaki poziom chce osiągnąć za miesiąc. Mentor pomaga zaplanować działania, które przybliżą stażystę do osiągnięcia wybranego przez siebie samodzielnie celu.

Dobrowolność, w zakresie tego co i jak stażysta chce rozwijać. To stażysta jest odpowiedzialny za swój proces rozwojowy, od początku do samego końca. Mentor jest osobą, do której stażysta może zwrócić się o pomoc, ale sam niczego nie narzuca.

Coaching

Rozwój w trakcie stażu dotyczy także kompetencji, które wykraczają poza umiejętności techniczne. Są to m.in.: kreatywność, samodzielność, inicjatywa i odpowiedzialność. Wybraliśmy taki zestaw umiejętności, który według nas najlepiej opisuje członka naszego zespołu. W odbywających się cyklicznie sesjach coachingu indywidualnego stażyści odkrywają swoje osobiste cele związane z rozwojem w ramach tych kompetencji. Udział w sesjach coachingowych, podobnie jak w mentorskich jest dobrowolny.

Nieważne jak się zaczyna, tylko jak się kończy

Chcemy zostać zapamiętani przez naszych stażystów jak najlepiej, dlatego nie spoczywamy na laurach i na samym końcu współpracy oferujemy im dodatkowe wsparcie. Każdy staż kończy się sesją podsumowującą. Na takiej sesji stażysta ma okazję do prześledzenia toku swojego rozwoju na przestrzeni ostatnich 3 miesięcy i zaplanowania dalszego rozwoju, już w roli specjalisty. Mentor i przedstawiciel HR udzielą stażyście informacji zwrotnej na temat przebiegu współpracy. Gdy nie możemy zaoferować stażyście dalszej współpracy, oferujemy mu udział w sesji doradztwa rekrutacyjnego. Osoba z HR przeprowadza spotkanie, na którym analizuje ze stażystą jego strategię poszukiwania pracy, doradza modyfikacje w dokumencie CV czy w profilu na LinkedIn oraz udziela wskazówek dotyczących udziału w rozmowach rekrutacyjnych. Po zakończonym stażu śledzimy losy naszych byłych członków zespołu i poszukujemy dla nich szans na powrót, w roli specjalistów.

Tworzenie takich programów jak opisany przeze mnie wyżej nie jest trudne, jeśli zespół składa się ze świadomych i godnych zaufania członków. Zrozumiałem, że udało nam się stworzyć program który ma sens, po usłyszeniu opinii na podsumowniu stażu z Agnieszką: