Transformacja cyfrowa biznesu: jak przeprowadzić firmę przez ten proces by osiągnąć sukces? (Analiza + praktyczne przykłady)
W obliczu coraz szybciej zmieniającego się świata, biznes nie tylko powinien inwestować w nowe technologie, ale jest wręcz zmuszony by z nich korzystać. A zależnie od tego jak dobrze te nowe technologie zostaną zaimplementowane w procesy firmowe, przyniosą tak dużo lub tak mało firmie korzyści. Jak w pełni wykorzystać możliwości transformacji cyfrowej? Czytajcie aby się dowiedzieć.
Czwarta rewolucja przemysłowa (Przemysł 4.0, eng. Industry 4.0) już nadeszła i im szybciej dołączymy do nurtu, tym bardziej będziemy mogli z niego skorzystać. Większość firm korzysta już z rozwiązań opartych na chmurze (eng. cloud computing), ale to nie czyni nas firmami gotowymi na Przemysł 4.0. Natomiast, co interesujące, wg. raportu Deloitte, rozwiązania chmurowe są podawane jako te z największym potencjałem biznesowym, przed internetem rzeczy (eng. IoT - Internet Of Things), mobilnością i sztuczną inteligencją.
Jednakże korzystając tylko z kilku narzędzi internetowych będziemy jak wóz zaprzęgnięty w konie, wyposażony w mały dodatkowy silniczek. By jechać samochodem, musimy zmienić znacznie więcej.
I tutaj wkracza transformacja cyfrowa (eng. digital transformation) - proces transformacji modeli biznesowych, optymalizacji procesów w organizacji, skupienia się na tworzeniu cyfrowego środowiska pracy i zaangażowaniu pracowników oraz klientów w różnych kanałach komunikacji.
Głównym celem transformacji cyfrowej jest:
- zwiększenie wydajności,
- lepsze zarządzanie ryzykiem,
- osiągnięcie znaczących oszczędności.
Oprócz głównych celów biznesowych, transformacja cyfrowa wpłynie istotnie na zmiany w tym jak robimy biznes, w jaki sposób dostarczamy wartość i korzyści klientom, a także w kulturze organizacyjnej.
Wcześniej popularnymi zwrotami były cyfryzacja (eng. digitisation) i informatyzacja (eng. digitalisation), ale są one czymś znacznie mniejszym.
Cyfryzacja oznacza proces przenoszenia treści/danych do postaci cyfrowej, a informatyzacja to wdrażanie narzędzi informatycznych do firmy. Natomiast transformacja cyfrowa to kolejny poziom, który polega na modyfikacji i uzupełnieniu modeli biznesowych i procesów biznesowych o wykorzystanie nowych technologii jako nierozłącznej ich części.
Przechodzenie od poziomu cyfryzacji do pełnej transformacji cyfrowej.
Mimo że o transformacji cyfrowej mówi się już od kilku lat (o czwartej rewolucji przemysłowej też) to nigdy nie jest za późno na rozpoczęcie. Natomiast im wcześniej zaczniemy, tym większą przewagę konkurencyjną uzyskamy lub nie pozwolimy konkurencji za bardzo nam uciec.
Natomiast warto mieć świadomość, że nie każda transformacja się uda, gdyż jest to bardziej operacja na otwartym sercu niż operacja plastyczna. Według raportu McKinsey tylko co trzecia transformacja w pełni się powodzi i przynosi firmie długofalowe zyski. Dlatego tak ważne jest otoczenie się ludźmi i partnerami, którzy rozumieją nowe technologie. Ale o tym za chwilę. Wróćmy do początku.
Czemu transformacja cyfrowa jest potrzebna?
Nowe technologie są naturalną przewagą konkurencyjną i niewykorzystanie ich spowolni rozwój firmy, a także może spowodować problemy biznesowe. Transformacja cyfrowa ma wiele pomniejszych korzyści, które sumując się - wpływają na sukces firmy:
Ulepszone procesy
Obecnie większość naszych procesów biznesowych opiera się na tradycyjnym działaniu z dodaniem w kilku miejscach narzędzi informatycznych, które są bardziej nakładką niż integralną częścią biznesu. Oczywiście im firma bardziej innowacyjna, młodsza bądź nowocześniejsza, tym więcej narzędzi IT wykorzystuje i mocniej się na nich opiera, ale często nadal działają w sposób tradycyjny (np. nadal posługujemy się papierem zamiast wersjami elektronicznymi).
Gdy zaprojektujemy procesy biznesowe od nowa, chcąc je maksymalnie zoptymalizować stawiając na wydajność i ludzki aspekt, możemy osiągnąć znacznie więcej niż do tej pory. Dlatego transformacja cyfrowa to nie tylko dołożenie nowych narzędzi. To całkowite przemodelowanie tego, jak teraz działamy, by w pełni wykorzystać potencjał narzędzi IT i możliwości jakie one dają. Dobrym przykładem jest tu firma Alcomex, która wprowadzając system do zarządzania przedsiębiorstwem ERP, przeniosła swoją efektywność na nowy poziom.
Oszczędności
Każda zmiana w firmie jest inwestycją, która ma się zwrócić w określonym czasie. Im głębsze zmiany, tym większe koszty, ale też większy oczekiwany zwrot z inwestycji (ROI).
Według wielu badań transformacja cyfrowa może spowodować obniżenie kosztów pewnych procesów nawet do 70-90%, dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji czy automatyzacji powtarzalnych procesów dzięki chatbotom. Ten trend zaczęły już wykorzystywać średnie i duże firmy, zyskując przewagę konkurencyjną. Więcej dowiesz się o tym w tym artykule.
Także każda inwestycja w nowe technologie powinna bardzo szybko się zwrócić, odciążając pracowników od żmudnych czy powtarzalnych czynności.
Bezpieczeństwo
Wdrożenia rozwiązań informatycznych nierozłącznie powiązane jest z kwestiami bezpieczeństwa i przetwarzania danych. Dzięki obecności narzędzi IT wewnątrz procesów jesteśmy w stanie zapewnić większe bezpieczeństwo niż do tej pory, gdyż samo korzystanie z informatyzacji procesów, rozwiązań chmurowych zwiększa nasze zagrożenie na ataki cybernetyczne.
W czasach RODO musimy być w stanie udokumentować nasz poziom zabezpieczeń, dbania o prywatność i bezpieczeństwo. Dzięki transformacji cyfrowej możemy upiec kilka pieczeni na jednym ogniu - zarówno bezpieczeństwo, jak i oszczędność oraz większą wydajność.
Transformacja cyfrowa to ulepszone procesy, większe bezpieczeństwo i oszczędności.
Jak wygląda transformacja cyfrowa?
Jak już wcześniej wspominałem, transformacja cyfrowa to nie tylko wdrożenie nowych rozwiązań IT. To kreatywne modyfikowanie czy nawet pełne zrewolucjonizowanie modeli oraz procesów biznesowych.
Warto się również zastanowić nad tym jak chcemy by wyglądały interakcje z naszymi klientami oraz jak powinniśmy funkcjonować pod kątem operacyjnym. W czasach Big Data posiadamy mnóstwo danych, które odpowiednio przeanalizowane i wykorzystane, mogą nam dać bardzo ważne wskazówki i wręcz zasugerować kierunek zmian.
Najczęściej transformację cyfrową zaczyna się od pełnej analizy obecnej sytuacji (zmapowania obecnych procesów, ograniczeń). Znając również strategię firmy oraz wizję jej długofalowego rozwoju, możemy rozpocząć właściwy proces transformacji.
Proces Deminga we wprowadzaniu rozwiązań IT.
Po fazie analizy i rozpoznania obecnej sytuacji, możliwości i potrzeb firmy, należy się zastanowić nad największymi problemami/wyzwaniami bądź nad aspektami, gdzie możliwy jest największy zwrot z inwestycji.
Następnie przygotowujemy pierwszą hipotezę jakie rozwiązanie ma największe szanse powodzenia i spełni wszystkie wymogi oraz potrzeby. I próbujemy zweryfikować tę hipotezę najprostszym wystarczającym rozwiązaniem (MVP - eng. Most Viable Product).
Kolejna faza to weryfikacja czy to uproszczone rozwiązanie faktycznie rozwiązuje problem, zwiększa wydajność czy spełnia inne ustalone wcześniej założenia.
Jeśli tak to rozwiązanie jest rozwijane i implementowane na stałe w procesie biznesowym. Oczywiście w kontekście transformacji cyfrowej produktem tego cyklu nie jest tylko system IT, ale także projekt procesu biznesowego czy innego kawałka biznesu, którego dotykamy. Powodzenie transformacji rozpatrujemy pod kątem całości rozwiązania (narzędzia IT, procesy, zmiana).
Natomiast jeśli hipoteza się nie sprawdziła - należy wyciągnąć wnioski (gdy się powiodło to oczywiście również) i przejść do kolejnej hipotezy, rozpoczynając cykl Deminga od nowa.
Więcej o analizie przedwdrożeniowej możesz przeczytać tutaj.
Kto jest odpowiedzialny za transformację cyfrową w firmie?
Osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie transformacji cyfrowej w firmie zazwyczaj jest dyrektor ds. informatyki (eng. CIO - Chief Information Officer), czyli osoba, której odpowiedzialnością jest zarządzanie technologiami IT w firmie.
Oczywiście bardzo ważne jest wsparcie całego zarządu, gdyż zmiany te nie zawsze będą proste czy szybkie.
Równie ważne jest zaangażowanie współpracowników na każdym szczeblu organizacji, gdyż to oni wiedzą doskonale jakie mają obowiązki/odpowiedzialności i jak procesy wyglądają w rzeczywistości.
Dopiero gdy wszyscy będą współpracować, mamy szanse na skuteczną transformację cyfrową. Kluczową kompetencją będzie tutaj zarządzanie zmianą, gdyż każdy powinien rozumieć potrzebę i znaczenie zachodzących zmian, a także je wspierać i stymulować. Także przydatne może być zatrudnienie zewnętrznego konsultanta lub coacha, który nie tylko wesprze kadrę menedżerską w procesie zmiany, ale także upewni, że wszyscy rozumieją i zgadzają się kierunkiem, w którym zmierza firma.
Wyzwania w transformacji cyfrowej
Transformacja cyfrowa nie jest procesem prostym, gdyż wchodzi do fundamentów biznesu. Dlatego cały proces składa się również z kilku wyzwań:
Zarządzanie zmianą
O zarządzaniu zmianą napisałem już w poprzedniej sekcji, ale zdecydowanie nie można tego tematu zlekceważyć, gdyż jeden poważny błąd może nie tylko zniweczyć wysiłek włożony w transformację, ale także nadszarpnąć stabilność biznesu (tak jak przeszczep który się nie przyjął).
Elastyczność i zwinność
Startupy to najbardziej elastyczne i zwinne formy organizacji, które bardzo szybko potrafią testować swoje hipotezy i zmieniać założenia (eng. pivot) w zależności od otrzymanej odpowiedzi od klientów. Warto zastosować tą zwinność w większych organizacjach, co oczywiście nie jest łatwe.
Ale tylko dzięki elastyczności będziemy w stanie szybko reagować, rezygnować z pomysłów, które nie działają, usprawniać pozostałe pomysły. Także model Lean Startup świetnie współgra z cyklem Deminga, opisanym wcześniej.
Kwestionowanie statusu quo
Mimo że mówi się, że jedyną stałą rzeczą jest zmiana, to jako ludzie jesteśmy na nią bardzo oporni. Przywiązujemy się do swoich przyzwyczajeń, mamy swoje nawyki. Obawiamy się niestabilności, niepewności. A dopiero zakwestionowanie każdego kawałka wiedzy i każdego dogmatu pozwoli nam na nieszablonowe myślenie, które wspomoże nas w opracowaniu takich zmian, takich procesów, które staną się prawdziwymi przewagami konkurencyjnymi.
Skupienie się na kliencie
Wiele firm mówi, że klient jest najważniejszy, choć w praktyce wychodzi różnie. Mamy także podejście Lean, które nakazuje skupić się tylko na czynnościach, które dają wartość klientowi.
Transformacja cyfrowa pozwala na faktyczną implementację idei, że klient jest w środku naszych procesów. Wyobraźmy sobie chociażby crowdsourcing pomysłów od klientów. Do tej pory było to maksymalnie narzędzie wykorzystywane przez marketing do angażowania klientów. Ale możemy wykorzystać to jako stały element naszego procesu, dzięki czemu klient faktycznie będzie z nami w tym procesie. A dzięki temu będziemy dostarczać dla niego większą wartość.
Nie przestawanie na pierwszej zmianie/trudności
Transformacja cyfrowa to nie jest pojedynczy projekt. To proces, zmiana myślenia organizacji o innowacji. Pierwsza większa trudność na pewno się wydarzy, ale nie powinna ona osłabić naszej determinacji w usprawnianiu firmy.
Także nie należy zaprzestać działań, gdy pierwsza zmiana zostanie wdrożona i spocząć na laurach. Dopiero teraz można przyspieszyć, widząc sukces i pozytywy z (r)ewolucji, której dokonaliśmy.
Jak zacząć i jak odnieść sukces?
Transformacja cyfrowa to długi, złożony i zaawansowany proces. Warto się do niego odpowiednio przygotować.
Na pewno bardzo ważne jest posiadaniem odpowiednich osób na stanowiskach menedżerskich, którzy są dobrze zaznajomieni z nowymi technologiami.
Ważne jest również wspieranie pracowników, by wykorzystywali nowe technologie i nowoczesne metody pracy do bardziej wydajnej pracy (m.in. możliwość pracy zdalnej, 6h dzień pracy itp.). By to zapewnić należy także stwarzać warunki ku tej zmianie, a także myśleć o tworzeniu nowoczesnym miejsc pracy.
Warto również rozpocząć proces informatyzacji i automatyzacji procesów, które wykorzystywane są codziennie - dzięki temu więcej aspektów biznesu będzie od razu dostępne w postaci elektronicznej.
Nawiązując jeszcze raz do zarządzania zmianą - bardzo ważne jest częste komunikowanie zmian, pomysłów, ale i intencji, które za nimi stoją.
No i oczywiście często same firmy nie dadzą rady swoimi siłami przeprowadzić tego procesu. Potrzebne są doświadczone firmy z pogranicza consultingu i IT, które zarówno przeanalizują kwestie biznesowe, jak i będą w stanie doradzić w aspektach technologicznych, a także przygotować oraz wdrożyć rozwiązania IT wraz ze zmianami w procesach biznesowych.
Warto wybrać firmę, która ma doświadczenie, ale i taką, która wykaże się ponadprzeciętnym zaangażowaniem w sukces Twojej firmy.
