Transformacja cyfrowa na przykładzie firmy budowlanej - Case Study Alcomex Office

Naszą misją w HighSolutions jest kreowanie naszym klientom lepszego jutra, poprzez wspaniałe rozwiązania internetowe, które tworzymy dla nich dziś. Bardzo się cieszymy, gdy nam się to udaje i gdy po latach widzimy jak fantastycznie się nasz klient rozwija, wciąż korzystając z naszych rozwiązań.

Jeszcze większa jest satysfakcja, gdy nasz system jest mózgiem całej operacji (bo sercem są ludzie) i przez niego przechodzi wszystko co istotne w firmie.

Kontekst

Wróćmy jednak do roku 2015, kiedy to nasz klient - firma Alcomex z Poznania, jeden z liderów na rynku realizacji systemów fasadowych i elewacji, nie miał żadnego systemu do zarządzania firmą i wszystko spoczywało jedynie w głowach wszystkich pracowników.

Na szczęście, rok wcześniej dla firmy Alcomex stworzyliśmy ich stronę internetową i w trakcie przypadkowej rozmowy dowiedzieliśmy się o ich problemach ze znalezieniem systemu przystosowanego do ich potrzeb. A jako że my od zawsze (no dobrze, od początku istnienia firmy, czyli roku 2011) specjalizowaliśmy się w dedykowanych systemach on-line, to natychmiast zasugerowaliśmy wsparcie i pomoc w stworzeniu dedykowanego systemu - takiego jak sobie wymarzyli.

Tak naprawdę system, o którym rozmawialiśmy, śmiało można nazwać systemem klasy ERP. Miał on pozwalać na zarządzanie kontraktami, pilnowanie ich opłacalności, przechowywanie całej dokumentacji, pilnowanie finansów, a w przyszłości miał pozwalać na dodawanie kolejnych funkcjonalności (których doszło całkiem sporo).

Tworzenie dedykowanego systemu on-line zawsze jest obarczone ryzykiem, że efekt końcowy nie spełni oczekiwanych założeń, dlatego bardzo ważne jest doświadczenie partnera technologicznego, a także zaufanie pomiędzy obiema stronami.

Dzięki wcześniejszej współpracy, naszemu portfolio i zaangażowanym podejściu - doszliśmy do porozumienia i zaczęliśmy kilkumiesięczny projekt stworzenia czegoś, co nie istniało do tej pory na rynku.

Współpraca

Dzięki nieudanym testom poprzednich rozwiązań, zarząd spółki dokładnie wiedział czego potrzebuje (i czego nie potrzebuje albo co ich ograniczało). Dzięki tej wiedzy współpraca od początku układała się bardzo dobrze i konkretnie.

Pierwsza faza projektu (wtedy jeszcze nie było wiadomo czy będą kolejne) została podzielona na trzy etapy (zwane milestone’ami), na końcu których system został powiększany o kolejne moduły.

Pierwszy etap zawierał stworzenie architektury systemu i dodanie podstawowych modułów do zarządzania pracownikami i kontrahentami. Drugi etap rozszerzał system o moduły związane z kontraktami, umowami i fakturami, a trzeci uzupełnił o moduł zarządzania zadaniami, kalendarza i statystykami.

Jako że była to połowa roku 2015, technologie w których został stworzony to PHP 5.6, MySQL, Laravel 5.0 i Bootstrap 3.3 (obecnie system bez problemu funkcjonuje na PHP 7.3 i Laravel 5.8, gdyż ciągle jest utrzymywany i rozwijany).

W momencie uruchomienia projektu, 3 miesiące od startu, system stał się centrum dowodzenia firmy i nie było już odwrotu, dlatego bardzo ważne było by działał bez zakłóceń i kolejne funkcjonalności nie wpłynęły negatywnie na już istniejące.

Na przestrzeni ostatnich 4 lat odkąd system działa, został rozszerzony o mnóstwo kolejnych modułów takich jak: obsługa narad, zarządzanie korespondencją, prowadzenie magazynu, zarządzanie ofertami czy zamówieniami.

Przez cały ten okres opiekowaliśmy się systemem, nie tylko rozwijając go o nowe moduły, ale także zmieniając sposób działania obecnie istniejących funkcjonalności, czuwaliśmy czy system nie generuje żadnych błędów i przede wszystkim czy dane są integralne i bezpieczne.

Efekty

System miniERP stworzony dla Alcomexu to idealny przykład transformacji cyfrowej firmy, która nie tylko wdrożyła system IT, ale zmieniła swoje procesy by w pełni go wykorzystać.

W roku 2016, czyli rok po wdrożeniu systemu, na przyjęciu z okazji 10-lecia firmy, wdrożenie naszego systemu zostało nazwane jednym z pięciu najważniejszych kroków milowych w dziejach firmy. A on miał wpłynąć na sukces firmy, by mogła pochwalić się w przyszłości kolejnym kamieniem milowym. 

Dodatkowo, w myśl zasady Petera Druckera - “Czego nie mierzysz, to nie zoptymalizujesz”, wnioski, które mogła poczynić firma były nie tylko zaskakujące (jak to, że np. niektóre kontrakty które wydawały się opłacalne, nimi nie były i odwrotnie - te, które wyglądały na nieopłacalne, były zyskowne), ale i w końcu mogli świadomie się rozwijać, na podstawie twardych danych, a nie tylko intuicji i doświadczenia (co oczywiście jest również istotne).

Przez te 4 lata pracownicy dali sobie (albo system im) ponad 22 tysiące zadań. Reszty danych nie możemy podać, ale są to liczby znaczące, których nikt się nie spodziewał, gdy przystępowaliśmy do projektu.

Natomiast w zeszłym roku system został z sukcesem wdrożony w zaprzyjaźnionej firmie naszego klienta - Glass Space z Warszawy, co stanowiło kolejne wyzwanie by system specjalnie zaprojektowany dla jednej firmy, był równie przydatny dla drugiej. Na szczęście udało się nam i to wyzwanie, dzięki czemu z naszego systemu obecnie korzystają dwie świetnie rozwijające się firmy budowlane i mamy nadzieję, że to nie koniec.

A na koniec głos oddam właścicielowi i Prezesowi Zarządu firmy Alcomex:

Tomasz Malarecki
Prezes Alcomex Polska

Jako dynamicznie rozwijające się przedsiębiorstwo potrzebowaliśmy platformy, za pośrednictwem której będziemy mogli zarządzać procesami w naszej firmie, śledzić postęp toczących się projektów, analizować na bieżąco istotne dla nas statystyki oraz najważniejsze wskaźniki dla rozwoju firmy. 
Dzięki współpracy z HighSolutions zrealizowaliśmy zbudowaną od podstaw i dostosowaną w pełni do naszych potrzeb, platformę do zarządzania naszą firmą - Alcomex Office. Projekt sprawił, że skuteczniej realizujemy zadania, lepiej się komunikujemy, mamy dostęp do szczegółowych statystyk dotyczących kontraktów, faktur, korespondencji, czy wykonywanych zadań - w zasadzie każdego elementu naszej pracy. Dzięki wprowadzonym w platformie rozwiązaniom bardziej efektywnie zarządzamy naszym biznesem, finansami, kontaktami z kontrahentami oraz wiemy gdzie szukać udoskonaleń naszych procesów.

Polecam współpracę z HighSolutions firmom, które chcą stworzyć dedykowane platformy biznesowe, ponieważ HighSolutions realizuje projekty na najwyższym poziomie jakościowym, a wdrożenie platformy ERP było bardzo ważnym krokiem dla dalszego rozwoju firmy.