Też odczuwasz to ukłucie w dołku na myśl o przekroczeniu budżetu projektu IT? Dobrze wiem co czujesz. 

Wiele lat temu, gdy nasz software house dopiero raczkował, a my byliśmy jeszcze studentami nie wiedzieliśmy jaka jest najlepsza droga aby stworzyć dobrą wycenę. W skrócie wtedy wyglądało to tak: składaliśmy ofertę, klient ją akceptował, przystępowaliśmy do dzieła. Niestety często kończyło się to dla nas stratami finansowymi. Poprawki, funkcjonalności do dorobienia, dodatki i budżet przekroczony.

Taka sytuacja była stresująca i dla nas, i dla klienta. Musieliśmy to zmienić. Przeanalizowaliśmy swoje błędy i współpracę z klientami. Zaczęliśmy się uczyć i rozwijać firmę. Po wielu godzinach i wielu kawach doszliśmy do istoty problemu. Zrozumieliśmy, że w tym przypadku (pomimo tego jak brzmi powiedzenie) sukces ma wielu ojców. A dokładnie 5. Otworzyły się przed nami nowe możliwości. Dzięki tej wiedzy, zakończyliśmy z sukcesem (budżetowym i terminowym) dziesiątki projektów korporacyjnych.

Zapraszam cię do mojego posta, w którym zawarłem doświadczenie z 7 lat prowadzenia biznesu IT, dziesiątek ofert zakończonych sukcesem i setek rozmów z klientami. Odkryję Przed tobą 5 sekretów, dzięki którym już nigdy nie przekroczysz budżetu projektu IT.

Zrozumcie wzajemne oczekiwania i określ zasady współpracy

Jeżeli jesteś marketerem lub innym pracownikiem z działu nietechnicznego to najprawdopodobniej wyznacznikiem którym się posługujesz jest brief. Chcesz aby system/strona został wykonany według briefu, chcesz aby działał, był intuicyjny oraz wyglądał estetycznie. Dodatkowo oczekujesz, aby był oddany do użytkowania jak najszybciej. 

Dobry software house pomoże ci wdrożyć twój święty graal w rzeczywistość i lepiej zrozumieć jakie działania będą najlepsze dla danego projektu. Poza walorami User Experience, software house widzi również background techniczny i określoną ilość działań, która stoi za konkretnym projektem. W profesjonalnym software housie znajduje się osoba, która pomoże Ci dobrze zrozumieć cały proces przez który będziecie wspólnie przechodzić. Jest to Project Manager. Ustal z nim:

• Ostateczną wizję projektu, którą Ty i Twój zespół wypracowaliście.
  
• Sposób w jakim będziecie się komunikować i jak często będziecie to robić.
  
• Sposób w jakim będziecie przekazywać sobie feedback z projektu.

Czasami wystarczą maile, innym razem gdy projekt jest bardziej zaawansowany potrzebne będą narzędzia do zarządzania projektami takie jak Asana, które ułatwią organizację pracy. Warto jednak ustalić zasady komunikacyjne i dodać je jako część zapisów Umowy. Tak, dobrze przeczytałeś. Dodać jako część zapisów umowy. Zaufaj mi.  

Klucz do braku opóźnień projektu IT: zaangażowanie obu stron

Bardzo ważne jest, aby ustalić terminy, które zabezpieczą Cię przed nie ukończeniem projektu na czas. Ustalenie terminów pozwoli Ci na pewność, że projekt zostanie oddany w terminie. 

Nasz sekretny know-how: Oddanie projektu w terminie często zależy również od Ciebie.

Zdziwiony? 

Spójrz, w szczególności przy bardziej złożonych projektach metodyka pracy software house’u opiera się na regularnym feedbackowaniu postępu prac przez ciebie np. w danym sprincie. Do ustalenia terminów potrzebny jest timeline projektu.

W timelinie/harmonogramie zostają określone deadline'y na oddawanie poszczególnych elementów projektu – nazywamy je modułami, milestone’ami lub sprintami. Ustal w timeline daty zarówno na to kiedy software house zaprezentuje kolejne funkcjonalności, jak i daty do kiedy ty i twój zespół macie czas na feedback.

Jeśli chcesz zmieścić się w terminie pamiętaj, aby wymagać terminów zarówno po stronie software house dotyczących developmentu, jak i przestrzegać swoich terminów dotyczących feedbackowania.

W ten sposób zadbasz o brak opóźnień projektu. W konsekwencji zaoszczędzisz czas i pieniądze.

Otrzymaj Specyfikację projektu IT, którą zrozumiesz

Dla Ciebie święty jest brief, dla Software house’u święta jest Specyfikacja. Profesjonalny software house po ustalenia zakresu oferty oraz timeline przygotuje Specyfikację projektu na podstawie zaakceptowanej wcześniej oferty i ustalonych zasad. 

Wiem co teraz myślisz - tony informacji technicznych, nie do końca zrozumiałe funkcje i pojęcia których nie rozumiesz.

Nie jesteś w tym sam. Metodologie opisywania Specyfikacji są bardziej i mniej techniczne. Zadbaj o to, żebyś otrzymał taką, która będzie dla ciebie zrozumiała. Jeśli są w niej zapisy, których nie rozumiesz, to poproś Project Managera o wyjaśnienie. W ten sposób będziesz miał pewność, że cała wizja projektu, którą zawarłeś w briefie i którą ustaliliście zostanie wykonana w ramach projektu.

Myślałeś, że klient ma zawsze racje? Nie w tym przypadku. Jeśli Software house będzie proponował jakieś zmiany w stosunku do briefu, nie upieraj się zawsze przy swoim. Często to, co przyjmie brief nie zawsze przyjmie twój końcowy Klient. Doświadczone software house’y doradzą Ci, które funkcjonalności z briefu warto zmodyfikować np. dla lepszego UX. 

Oczywiście to Ty decydujesz czy wziąć je pod uwagę, ale warto o tym pamiętać. Ten etap jest tak istotny, abyś był pewien, że efekt końcowy jest spójny z Twoją wizją i nie będziesz musiał tracić czasu na dodatkowe poprawki.

Najczęściej popełniany błąd: upewnij się czy chcesz dalej rozwijać projekt

Częstym błędem popełnianym przez firmy, które powierzają software house’owi projekt digitalowy do wykonania jest brak zakładania wsparcia technicznego po jego oddaniu. Prawda jest taka, że większość projektów wymaga takiego wsparcia. Dlatego upewnij się, że masz na niego budżet i będziesz w stanie go dalej wspierać i rozwijać. Wspieranie projektu to najczęściej stały koszt miesięczny, który musisz ustalić z software house. 

Dlatego wynegocjuj najlepsze warunki wsparcia projektowego z software house po oddaniu projektu do użytkowania i poproś software house o dodanie dokładnych warunków wsparcia w Umowie.

Ten słodki moment: podpisz Umowę na bazie w/w ustaleń

Ustaliłeś wszystko, więc czas podpisać Umowę. Poproś software house, aby zawarł w niej Timeline, Specyfikację, warunki komunikacji oraz wsparcia technicznego. Jeśli odpowiednio zadbałeś o poprzednie punkty to możesz być spokojny, Twój projekt znajduje się na dobrej drodze do ostatecznego powodzenia.

Końcowa myśl

Możesz czuć się teraz przytłoczony. Im większy projekt IT, im większy budżet tym większa odpowiedzialność. Która spada na Ciebie.

Kiedy ja zaczynałem, też popełniłem dużo błędów. I też czułem gorzki ciężar odpowiedzialności za nie. Dlatego praktyka jest najważniejsza. 

Dlatego pamiętaj: głowa do góry. Wybierz profesjonalny software house i podążaj za 5 sekretami. Jeden po drugim. Krok po kroku. Działaj.

Zaczynamy?