Czy potrzebuję consultingu IT?
Często rozmawia się o kwestii zarządzania projektami i odmienia ją przez wszystkie przypadki. Natomiast rzadko zastanawiamy się nad mierzeniem sukcesu projektu, a jeszcze rzadziej nad jego sensownością i tym, czy jest najlepszym sposobem na osiągnięcie zakładanego celu biznesowego. Zadajmy sobie to pytanie teraz. Po czym poznać dobry projekt? Nie koniecznie musimy się zawężać do projektów IT. Jak możemy stwierdzić, że projekt zakończył się sukcesem? Czy wtedy, gdy udało się wdrożyć zmianę? Czy może wtedy, gdy zmieścimy się w czasie i w budżecie? A może wtedy, gdy zrealizujemy założone cele biznesowe?
Zespół Queen swego czasu śpiewał „I want it all” i niech to będzie dla nas inspiracją, by zastanowić się, jak osiągnąć wszystkie trzy założenia wymienione wcześniej. Bo jest to oczywiście możliwe.
Jednakże, by móc rozmawiać o zakończeniu projektu, powinniśmy się wpierw cofnąć do samego początku, gdy projekt dopiero kiełkuje w głowach decydentów. Istnieje na pewno wiele możliwości, by idea projektu się narodziła i pociągnęła za sobą kolejne działania. Opiszę jak to się najczęściej dzieje. I od razu zdradzę, czemu nie jest to optymalne rozwiązanie.
Powstaje wyzwanie
Projekty (jakiekolwiek, nie tylko IT, ale skupmy się na nich) są rozpoczynane, bo pojawia się jakaś potrzeba, by coś robić lepiej bądź inaczej. Czasem stoimy w obliczu wyzwania, którego się spodziewamy lub nas zaskoczyło. A często też napotykamy na swojej drodze problem i musimy go jakoś rozwiązać systemowo.
Gdy już wiemy, że trzeba się zająć jednym z powyższych, ktoś bierze na siebie odpowiedzialność za poprowadzenie procesu bądź powstaje grupa projektowa, której zadaniem jest wypracować wstępne założenia, ustalić zakres działań, budżet, harmonogram i pożądaną zmianę. I nad tym procesem chciałbym się pochylić, gdyż to właśnie tutaj czai się najwięcej zagrożeń, ale i najwięcej szans. Najpierw o zagrożeniach.
Jakie zagrożenia niesie ze sobą standardowe inicjowanie projektów?
Jesteśmy wewnątrz problemu
Często nie dostrzegamy możliwych rozwiązań, gdyż za bardzo skupiamy się na sednie problemu bądź po prostu nie umiemy spojrzeć z perspektywy na nasze działania i otoczenie biznesowe. Między innymi dlatego często potrzebujemy firmy audytorskie czy consultingowe - bo patrzą na sytuację z zewnątrz, a dodatkowo nie robią tego po raz pierwszy.
Traktujemy część problemu jako coś oczywistego i niezmiennego
Ludzie zazwyczaj nie lubią zmian. I też łatwo przyzwyczajają się do obecnego statusu quo czy istniejących praktyk. Rzadko kiedy zadajemy sobie pytanie, czemu jest tak, a nie inaczej. I jeśli wszyscy uczestnicy grupy projektowej zakładają, że jakaś praktyka jest po prostu „życiem”, to nawet nie pomyślą, że można to zmienić. A w zmianie takich aspektów właśnie tkwi największa siła.
Chcemy strzelać z armaty do wróbla
Innym często spotykanym zagrożeniem jest to, że mały problem chcemy rozwiązać w bardzo skomplikowany, złożony lub trudny sposób. A wszystkie podręczniki zgodnie mówią o tym, że im prościej coś da się osiągnąć, tym lepiej.
Wymyślamy koło na nowo
Nie będąc specjalistami w konkretnej dziedzinie, nie znamy rozwiązań, które już istnieją na rynku bądź są oczywiste.Może to spowodować, że spędzimy dużo czasu nad czymś, co jest bardzo trudne do zrealizowania bądź bardzo łatwe i wręcz banalne. Dlatego też chodzimy na szkolenia czy zapraszamy konsultantów - by podzielili się swoją wiedzą.
Przyjmiemy złe założenia
Bez świeżego spojrzenia z zewnątrz możemy przyjąć złe założenia. I niestety błąd czy nawet nie najlepsza decyzja na samym początku może skutkować wielkimi kosztami. W kontekście projektów IT na poniższym diagramie można zobaczyć, jaki jest koszt zmiany (spowodowany np. właśnie złą decyzją). Im później wykryjemy złą decyzję, tym większy będzie koszt zmiany.
Nie jesteśmy ekspertami we wszystkim
Każdy zna dokładnie swój obszar kompetencji i jest w swojej pracy bardzo dobry. Im jesteśmy bardziej doświadczeni, tym mamy większą wiedzę na różne tematy. Jednak jeśli jesteśmy właścicielami firmy produkcyjnej, specjalistami od marketingu czy kierownikami oddziału - mamy wiedzę i kompetencję, by jak najlepiej wykonywać swoje obowiązki. Ale czy mamy wiedzę na takie tematy jak: User Experience, Design Thinking, Event Storming, Marketing Automation, SEO/SEM, Cloud Computing, Machine Learning, nie wspominając o „zwykłym” Web Developmencie? Zazwyczaj nie. I dobrze, że nie musimy mieć.
Konsekwencje zbyt późnego zaproszenia firmy IT do rozmów
Wpierw dobra informacja: sama świadomość problemów/zagrożeń wymienionych powyżej może znacząco poprawić szanse naszego przedsięwzięcia. Dalej to my przecież jesteśmy ekspertami w swojej dziedzinie, wiemy, jaki jest problem i na czym zależy w efekcie końcowym. Prawdopodobnie nikt tego lepiej nie zrobi. Natomiast dodatkowe wsparcie nie zaszkodzi, a powinno pomóc. I to za każdym razem.
Jednakże bardzo często się spotyka sytuację, w której firmy IT są angażowane w proces, dopiero gdy cała praca koncepcyjna została wykonana, a podczas której zostało postawionych przecież mnóstwo założeń (również dotyczących działki IT, w której przecież nie jesteśmy ekspertami).
Oczywiście jest szansa, że wykonawcy IT uda się spiąć ze sobą i zrealizować wszystkie kwestie odnośnie zakresu prac, założonego budżetu i terminu wykonania, oczekiwanego rezultatu i alokacji wszystkich innych zasobów.
Zazwyczaj jednak okazuje się, że różne aspekty nie zostały wzięte pod uwagę, budżet jest zdecydowanie za mały przy tak dużym zakresie prac, termin realizacji nierealny. Albo odwrotnie - że wymyślone rozwiązanie można osiągnąć znacznie prostszymi sposobami (i tu miejmy nadzieję, że trafimy na uczciwego partnera).
Co w takim razie możemy zrobić inaczej?
Zaproś swojego partnera IT do rozmów na temat projektu od samego początku
Zastanówmy się, czy zaproszenie do naszej grupy projektowej osoby, która ma background techniczny, jest spoza naszej firmy i ma duże doświadczenie, mogłoby nam zaszkodzić?
Nie wydaje mi się. Oczywiście to może kosztować. Ale chciałbym przypomnieć diagram o koszcie zmiany. Parę tysięcy złotych na początku może oszczędzić dziesiątki czy setki tysięcy złotych później. A więc patrząc czysto ekonomicznie - mamy wielką szansę na bardzo duży zwrot z inwestycji. Cały proces może trwać krócej, a dodatkowo przeanalizujemy wszystkie możliwości i doświadczenia innych firm, o których normalnie nie mielibyśmy pojęcia.
Partner IT uświadomi nas też w kontekście kosztów i będziemy mogli szybciej zdecydować, w którą stronę podążać, zamiast zapędzić się w kozi róg, w którym będziemy tkwić, bo nie będziemy już chcieli przechodzić tego procesu od nowa. Ale jeszcze raz spójrzmy na ten diagram kosztu zmiany - zdecydowanie lepiej zrobić ten pivot teraz, a nie później. Natomiast korzystając z consultingu IT od początku - taka sytuacja jest już mało prawdopodobna.
Przykład z życia wzięty
Czas na jakiś realny przykład. W wakacje 2018 zostaliśmy zaproszeni przez zaprzyjaźnioną firmę do przetargu wewnętrznego na realizację złożonej strony internetowej. Szczegóły realizacji można przeczytać tutaj.
Rozmowy o projekcie trwały już ponad 2 miesiące między klientem a naszym partnerem, który specjalizuje się w projektowaniu prezentacji biznesowej. Zastaliśmy więc sytuację już dość mocno wyklarowaną, z konkretnym budżetem, terminem realizacji i określonym zakresem prac.
Dzięki doświadczeniu klienta, a także zaproszenia do pierwotnych rozmów firmy consultingowej - wypracowany zakres prac miał jak najbardziej sens. Natomiast budżet był stanowczo za mały, a termin realizacji za krótki. Dodatkowo inercja jaka występuje, gdy firmy się dopiero poznają, jeszcze bardziej opóźnia cale przedsięwzięcie.
Finalnie projekt okazał się sukcesem i na zadane na samym początku pytania mogę odpowiedzieć:
- TAK, cały ekosystem stron internetowych został wdrożony
- NIE, budżet okazał się niewystarczający i musiał zostać podwojony
- TAK/NIE, pierwotny termin wykonania został dotrzymany, ale rozwiązanie było gotowe w 75% i kilka elementów zostało wdrożonych później
- TAK, zakładany cel biznesowy został osiągnięty
Na szczęście ta historia zakończyła się happy endem, ale zazwyczaj tak się nie dzieje. Pojawiają się opóźnienia, okrojone wdrożenia, nieporozumienia, kłótnie bądź po prostu projekt nie powstaje, a tym samym oczekiwany cel nie zostanie zrealizowany. Przy kolejnym projekcie z tym klientem, byliśmy już zaangażowani od samego początku i jego pierwsza faza zakończyła się 4xTAK :)
Co mi da consulting IT?
Przede wszystkim - obecność doradcy z zakresu IT uzupełni lukę, której nam najczęściej brakuje. Urealni koszty już na samym początku, opowie o możliwych rozwiązaniach, podzieli się swoimi doświadczeniami przy innych wdrożeniach, uświadomi o dodatkowych kosztach.
Co ważne - konsultant IT nie musi być z tej samej firmy, która będzie wykonywała projekt. Oczywiście może i prawdopodobnie to by była najlepsza możliwość, ale może się zdarzyć, że potrzeby klienta podryfują w inny obszar technologii, gdzie inne firmy będą w stanie dostarczyć lepszą wartość.
Zadaniem consultingu IT jest wsparcie klienta w jak najlepszym przygotowaniu się do realizacji projektu, a nie do sprzedaży prac implementacyjnych przez swoją firmę. Oczywiście - jeśli korzystamy z uczciwego i godnego zaufania partnera.
A patrząc czysto biznesowo - consulting IT zdecydowanie obniży ryzyko niepowodzenia projektu, wymknięcia się z zakładanego budżetu czy deadline’u, a także zwiększy szanse na jego realny wpływ na firmę. A my będziemy po prostu bardziej pewni, że wszystko zakończy się powodzeniem.
Jak wygląda consulting IT?
Consulting IT na początku projektu może przyjąć bardzo wiele form:
- Konsultacji adhoc - konsultant jest zapraszany na kilka spotkań, by podzielić się swoimi opiniami i skomentować wypracowane w międzyczasie materiały
- Ekspertyzy - przygotowania analizy problemu i przedstawienia możliwych rozwiązań
- Całego procesu analizy przedwdrożniowej - warto przeczytać nasz artykuł na ten temat
- Audytu, który konsultant przeprowadza i dzieli się swoimi spostrzeżeniami z decydentami
- Warsztatu, na który zjeżdżają się przedstawiciele firmy oraz firmy IT i pracują wspólnie by wypracować najlepsze rozwiązanie dla klienta
- Szeroko rozumiany proces UX, czyli zestaw badań, warsztatów, testów, projektowania, by wsłuchać się w głos klientów, biznesu i rynku.
A to na pewno nie wszystkie możliwości. Dużym plusem consultingu IT jest jego wysoka adaptowalność i wiele usług/technik, by wesprzeć proces m.in.:
- Design Thinking
- Event Storming
- Eye Tracking
- Customer Journey Planning
- Value Proposition Design
Czy warto skorzystać z consultingu IT?
Moim zdaniem zdecydowanie tak. Oprócz kosztu takiej usługi, mamy same korzyści, które są wielokrotnie więcej warte, a przede wszystkim zwiększają szanse na powodzenie projektu.
Podsumowując, consulting IT zapewni Twojemu zespołowi m.in.:
- Wiedzę techniczną i możliwe rozwiązania
- Doświadczenie i kompetencje w nowych technologiach
- Pomoże oszacować koszty i czas wykonania
- Zwróci uwagę na inne zagrożenia i wymagania
- Pomoże ustalić plan prac oraz wdrożenia, bo nie zawsze trzeba wdrażać wszystko na raz (ale może czasem tak się bardziej opłaca - to konsultant będzie wiedział)
- Celne pytania z zewnętrznej perspektywy
- Doradzi jak wybrać wykonawcę projektu i czym się kierować
- Większą pewność siebie
Jeśli chcesz zgłębić jeszcze więcej wiedzy, zachęcam do przeczytania naszego artykułu na temat transformacji cyfrowej oraz jak w ogóle wygląda współpraca z nami.
A już na sam koniec chciałbym życzyć Wam samych udanych projektów IT.
