Z jakich narzędzi korzystają turkusowe organizacje?
Gdy podjęliśmy już decyzję, że chcemy stworzyć organizację turkusową, warto jest pomyśleć jak wspomóc ten proces i wykorzystać narzędzia IT do wsparcia tej transformacji. Firmy IT, takie jak nasza, będą miały zadanie ułatwione, bo wiele kwestii wynika wprost z podejścia zwinnego.
Zapraszam Cię do mojego artykułu, gdzie opowiem o tym, z jakich narzędzi korzysta nasza firma, inne turkusowe organizacje lub firmy, które wyróżniają się nowoczesnym podejściem do zarządzania.
Komunikacja
Bez wątpienia komunikacja jest najważniejszym elementem w organizacji. Nawet jeżeli będziemy świetnymi specjalistami, ale nie będziemy umieli się porozumieć ze sobą nawzajem bądź z klientem, to czekają nas niepotrzebne kłopoty, kłótnie i nieporozumienia.
Najpopularniejszym rozwiązaniem do komunikacji zespołowej jest Slack (używany m.in. przez nas oraz SoftwareMill), dzięki któremu możemy tworzyć podgrupy robocze, a także komunikować się 1:1. Alternatywą dla Slacka jest chociażby HipChat, Skype czy Google Hangouts (używany przez MTA Digital). Jeśli mamy rozproszony zespół i prowadzimy dużo telekonferencji, to ciekawymi rozwiązaniami są również TeamSpeak, Zoom (oba w SoftwareMill) czy appear.in (MTA Digital).
Slack: jeden z najpopularniejszych komunikatorów używanych w turkusowych organizacjach. Źródło: Lifewire
Dodatkowo, Gabi Krupa - propagatorka Holakracji w Polsce, poleca zainteresować się narzędziem Twist, które przypomina Slacka, ale kładzie duży nacisk na “mindfullness”, czyli wyciszenie i produktywność.
Ważne jest by wybrać narzędzie, które nam odpowiada i sprawia, że pracuje się przyjemniej i bardziej efektywnie. W końcu tam będziemy spędzać dużą część naszego dnia pracy.
Zarządzanie projektami i zadaniami
Kolejnym bardzo ważnym narzędziem, za pomocą którego będziemy mogli mieć wszystko pod kontrolą, są systemy do zarządzania projektami. Mnogość rozwiązań na rynku może przytłoczyć, dlatego opiszę tylko te najpopularniejsze.
My w HighSolutions jesteśmy zwolennikami platformy Asana, która w porównaniu do innych rozwiązań cechuje się minimalistycznym designem i świetnym UX. Podobnymi rozwiązaniami, ale bardziej zaawansowanymi są m.in. Jira (SoftwareMill), Wrike (Marco) czy Basecamp (Basecamp). Jeśli na sali mamy zwolenników narzędzi typu Kanban, to na pewno trzeba wymienić Trello (SoftwareMill).
Asana - platforma do zarządzania projektami. Przejrzysty design i UX ułatwiają pracę zespołów IT. Źródło: Asana
Dlaczego tak ważny jest wybór narzędzi do zarządzania projektami?
Zakładając, że w turkusowej firmie nie mamy już kadry zarządzającej, bez odpowiednio wdrożonego i wykorzystywanego systemu do zarządzania projektami, narażamy się na chaos i duże problemy. Dlatego warto wybrać odpowiedni system, wypracować standardy korzystania z niego - w końcu to będzie nasze centrum dowodzenia i miejsce, z którego będziemy się dowiadywać o zadaniach i postępach.
Chmura plików
Następne narzędzie niezbędne w pracy zespołów to platforma przechowywania plików w chmurze. My korzystamy z Dropbox, Box, Google Drive i OneDrive. Każda z tych platform używana jest w innym celu i przez inne grupy osób (zespoły projektowe).
Dropbox - jedno z najpopularniejszych narzędzi do przechowywania plików w chmurze. Źródło: Dropbox
Oczywiście to nie koniec możliwych rozwiązań przechowywania plików w chmurze. Jeżeli stoisz przed wyborem - warto zrobić research, potestować różne narzędzia (np. w formie bezpłatnych okresów próbnych) i wybrać to narzędzie, które opłaca się nam najbardziej i jest najbardziej dla nas intuicyjne.
Trackowanie czasu
Kolejne narzędzie potrzebne do zwiększania wydajności zespołu to system do mierzenia czasu. W turkusowych organizacjach nie jest ono stosowane jako narzędzie nadzoru, a ciągłego usprawniania procesów. Trackery czasu nie są stosowane przez wszystkie firmy, gdyż to zależy w dużej mierze od specyfiki organizacji. Najczęściej korzystają z nich firmy produkcyjne bądź usługowe, gdyż jest to wiedza, dzięki której mogą optymalizować swoją pracę i wyniki firmy.
Bardzo popularnym time trackerem jest Toggl (HighSolutions, MTA Digital), ale na rynku istnieje bardzo dużo podobnych rozwiązań jak Trigger, Timecamp czy Harvest.
Toggl - jedno z narzędzi do trackowania czasu pracy. Źródło: Toggl
Wartą rozpatrzenia jest również platforma Calamari (MTA Digital, Netguru, Brand24), która pozwala zarządzać urlopami, a także ewidencją pracy.
Zarządzanie strukturą organizacji (Holakracja)
Holakracja to jeden z najpopularniejszych frameworków do wdrażania turkusu w organizacji. Dzięki temu powstaje coraz więcej narzędzi, które ułatwiają wdrożenie Holakracji w firmie. Oryginalne narzędzie GlassFrog stworzone przez twórców Holakracji, nie nadąża za nowszymi rozwiązaniami, takimi jak Holaspirit czy Nestr.io.
Holaspirit - narzędzie do zarządzania Holakracją w firmie. Źródło: Medium
Dzięki tym systemom można zobrazować strukturę firmy w postaci zagnieżdżonych kręgów (fundament Holakracji), a także przeprowadzać procesy zarządcze. Dwa ostatnie rozwiązania pozwalają również na pełne zarządzanie projektami czy agendami spotkań. Naprawdę bardzo polecam te narzędzia - wizualizacja ewolucyjnej, płaskiej i dynamicznej struktury firmy potrafi mocno zmotywować do prac nad samoorganizacją.
Rekrutacja
Następnym bardzo ważnym aspektem jest rekrutacja nowych członków zespołu. Znalezienie odpowiednich osób, które nie będą bały się wziąć na siebie odpowiedzialności i które odnajdą się w turkusowej organizacji, nie jest łatwe, a wręcz jeszcze trudniejsze niż w przypadku firm o innym rodzaju zarządzania. Dlatego bardzo ważna jest odpowiednia komunikacja wartości naszej firmy i weryfikacja czy nasze wartości są także wyznawane przez potencjalnych kandydatów.
Popularne narzędzia do rekrutacji (oprócz portali z ogłoszeniami) to eRecruiter (Marco) i Humanway. Jednakże jestem zdania, że rekrutacja jest tak ważna w kontekście organizacji turkusowych, że powinniśmy korzystać z pomocy specjalistów HR by znaleźć ludzi, którzy będą do nas pasowali.
eRecruiter - narzędzie do zarządzania rekrutacjami. Źródło: eRecruiter
Przykładem firmy, która potrafi świetnie rekrutować i utrzymywać stały skład zespołu jest firma Mentax, z której w ciągu 11 lat odeszło raptem 7 osób!
Innym ciekawym przykładem jest agencja rekruterska BeeTalents, której wartości turkusu są bardzo bliskie. Głęboko wierzę, że takie agencje HR będą potrafiły lepiej znaleźć osoby, którym taki światopogląd jest bliski.
Narzędzia do podsumowania pracy i bazy wiedzy
W Scrumie jedną z praktyk są Stand-up meetings, czyli krótkie spotkania odbywające się codziennie rano, w czasie których każdy członek zespołu krótko opisuje co robił wczoraj, co będzie robił dzisiaj i czy ma jakieś problemy. Narzędziami, które ten proces mogą usprawnić (szczególnie dla zespołów zdalnych) są iDoneThis, Standuply czy Tatsu.
iDoneThis - narzędzie do zarządzania projektami, przydatne w metodologii SCRUM. Źródło: Chrome
Równie ważne jest przechowywanie wiedzy zespołu/firmy w jednym centralnym miejscu, dzięki czemu nie będziemy musieli za każdym razem wymyślać koła od nowa. Jako bazę wiedzy można wykorzystać Asanę (HighSolutions), Confluence (SoftwareMill), Bitrix24 czy nawet typowe Wiki.
Podsumowanie
Jako osoba ze świata IT wierzę, że odpowiednie rozwiązania techniczne mog bardzo pomóc usprawnić pracę. Równocześnie jako lider firmy wiem, jak ważne są relacje międzyludzkie. Nigdy nie możemy o nich zapomnieć. Organizacje turkusowe są tu przypadkiem szczególnym - tutaj to my jesteśmy odpowiedzialni za siebie i swoje działania. I to my będziemy musieli sprostać wyzwaniom, jakie wiążą się z działaniem w płaskiej strukturze, bez kierowników. A odpowiednie narzędzia i procesy to zadanie nam ułatwią.
Zachęcam zatem do testowania, eksperymentowania i znalezienia tego zestawu rozwiązań IT, które będą odpowiednie dla specyfiki Twojej firmy. I oczywiście - niech to będzie decyzja całego zespołu :-)
