Jak rozliczać się z firmą IT?
Jak rozliczać się z firmą IT? Kwestie finansowe przy zakupie każdego rodzaju produktu czy usługi to zawsze wrażliwy temat. Nie inaczej jest przy rozliczaniu się z software housem.
W tym artykule przedstawimy różne modele rozliczeń, by pomóc dokonać najlepszego wyboru. Każdy z nich ma swoje plusy jak i minusy.
Fixed price
Zacznijmy od najprostszej i najbardziej intuicyjnej formy rozliczeń.
Model fixed price to po prostu z góry określona kwota za otrzymanie zamówionego oprogramowania. Dobrą analogią jest zakup konkretnego modelu samochodu z personalizowaną konfiguracją wyposażenia. W tym przypadku znamy dokładną specyfikację, jak i kwotę, którą będziemy musieli zapłacić za gotowy produkt.
Zalety i wady modelu Fixed price
Bez wątpienia największą korzyścią tej formy rozliczeń jest to, że wiemy dokładnie, ile zapłacimy na koniec. Jeśli mamy określony budżet i bardzo konkretnie określone potrzeby, to może być to dla nas dobre rozwiązanie.
Głównym minusem podejścia Fixed price jest trudność w zmianie specyfikacji w trakcie trwania projektu. Jest takie powiedzenie “Jedyną stałą rzeczą jest zmiana”. Jeśli projekt IT trwa dłużej niż miesiąc to potrzeba zmiany w specyfikacji, w założeniach biznesowych czy rezultacie końcowym, będzie prawie pewna. W praktyce oznacza to ryzyko tarcia między nami a dostawcą, czy ta zmiana jest czymś dodatkowym i czy powinna być rozliczona w cenie czy osobno.
Drugą wadą tego podejścia jest to, że zazwyczaj firma IT przy podejściu Fixed price będzie tak szacowała czasochłonność zadań, by w wariancie nawet pesymistycznym nie dopłacić do projektu. W rezultacie będziemy finansować bufor bezpieczeństwa, który wynika z trudności dokładnego oszacowania, ile czasu zajmą dane zadania.
Przykład wyceny projektu 3-miesięcznego na wykonanie platformy do zarządzania zamówieniami w postaci Fixed price:
Projekt zajmie 500h x 100 PLN/h, co przekłada się na kwotę 50.000 PLN.
Kiedy wybrać model Fixed price?
- Mamy dużą pewność, że nasze zamówienie będzie się zmieniać tylko w minimalnym stopniu.
- Musimy znać końcowy koszt wykonania oprogramowania.
“Widełki”
Wariacją Fixed price jest podejście widełkowe, czyli oszacowanie każdego podzadania projektu w formie widełek od-do lub w 3 wariantach (optymistycznym, realistycznym i pesymistycznym).
Zalety i wady “Widełek”
Rozliczenie w formie “Widełek” oznacza, że dostajemy bardziej wiarygodną wycenę bez buforów bezpieczeństwa. To wariant pesymistyczny zakłada bufory bezpieczeństwa. Jeśli prace będą przebiegać bezproblemowo to koszt projektu może być faktycznie niższy przy sztywnym podejściu Fixed price.
Podejście widełkowe pozwala też na wybór złożoności zadania/modułu w późniejszym okresie, gdy będziemy mieli więcej danych. Na początku możemy założyć, że dana funkcjonalność zajmie od 16 do 40 godzin. Kiedy będziemy zbliżać się do realizacji tego zadania, będziemy mogli zdecydować, jaki wariant rozliczenia będzie nam potrzebny w zależności od tego ile zostało nam jeszcze budżetu.
Przy podejściu widełkowym odstraszać może sumaryczna kwota wariantu pesymistycznego, ale w praktyce oscylujemy wokół kwoty realistycznej z małym odchyleniem w jedną lub drugą stronę.
Przykład wyceny projektu 3-miesięcznego na wykonanie platformy do zarządzania zamówieniami w formie widełkowej:
Projekt zajmie nam między 350h a 550h, co przy stawce 100 PLN/h daje nam kwotę za projekt od 35.000 PLN do 55.000 PLN
Kiedy wybrać podejście widełkowe?
“Widełki” rekomendujemy wtedy, gdy dostawcy trudno jest oszacować ile zajmie realizacja danych zadań. Wpływ na mogą mieć niewiadome w kodzie bądź konieczność integracji z innymi systemami. Często zajmuje to więcej czasu niż to było przewidywane (np. gdy dokumentacja nie jest w pełni poprawna).
Milestone
Coraz bardziej wkraczamy w świat Agile - zwinnego wytwarzania oprogramowania. Przy podejściu Fixed price wspominaliśmy, że największym problemem przy projekcie IT jest zmiana w projekcie. Często nie wiemy, jaki będziemy mieli budżet lub co będzie istotne za kwartał czy miesiąc. Dlatego na wykonanie konkretnej funkcjonalności możemy kontraktować się z software housem co kwartał, miesiąc, a nawet co 2 tygodnie.
Zalety i wady rozliczenia etapowego
Podejście etapowe daje nam z jednej strony elastyczność, a z drugiej pewność co do kosztu i rezultatu, który otrzymamy za miesiąc (bądź w dowolnym, innym czasie).
Przy większych projektach możemy połączyć podejście etapowe i widełkowe, by z góry oszacować widełki każdego z etapu, a z każdym kolejnym etapem urealniać wycenę następnych milestone’ów.
Przykład wyceny w formie etapowej:
Projekt zostanie podzielony na trzy etapy:
- pierwszy etap zajmie nam 160h, co będzie kosztować 16.000 PLN
- drugi etap zajmie nam między 120h a 160h, co będzie kosztować między 12.000 PLN a 16.000 PLN
- a trzeci etap między 80h a 200h, co nam daje kwotę między 8.000 PLN a 20.000 PLN w zależności od wybranego wariantu i złożoności rozwiązania.
Sumarycznie więc projekt będzie kosztował między 36.000 PLN a 52.000 PLN.
Kiedy wybrać rozliczenie etapowe?
Jeśli mamy do realizacji duży projekt, a zależy nam na tym by rozliczać się etapami i mieć pewną możliwość modyfikowania zamówienia, podejście etapowe na pewno jest warte uwagi.
Time & material
Jeszcze bardziej elastyczną formą rozliczeń jest rozliczanie się za każdą godzinę pracy dostawcy IT nad projektem. Wtedy zakres prac schodzi na drugi plan, a priorytetem jest dostarczenie wartości biznesowej - czy to w postaci nowej funkcjonalności czy świadczenia usług wsparcia technicznego.
Szeroko opisaliśmy to podejście w kontekście wsparcia technicznego w naszym artykule: Dlaczego consulting jest ważny w wyborze technologii dla twojego projektu.
Zalety i wady Time & material
Plusem tego podejścia jest to, że płacimy za rzeczywisty czas spędzony nad zadaniem. Dodatkowo, możemy uzyskać dostęp do narzędzi do śledzenia czasu oraz na bieżąco definiować i zmieniać zakres prac do wykonania.
Nie potrzebujemy bardzo konkretnej i ostatecznej specyfikacji, gdyż wystarczą nam podstawowe założenia i określenie tego, co potrzebujemy na początek prac.
Podejście Time & material jest najbardziej elastyczną formą współpracy między klientem a dostawcą IT. Nadal w Polsce jest mało wykorzystywana, mimo wielu zalet - w tym oszczędności finansowych na projekcie. To podejście zapewnia nam też pełne wsparcie dla wprowadzania zmian w założeniach, już w trakcie trwania projektu bądź później - w fazie utrzymaniowej.
Oczywistym minusem jest brak wiedzy jaki będzie ostateczny pełen koszt wdrożenia projektu. Jednakże mamy cały czas wpływ na zadania, jakie będziemy zlecać. Dostawca nie dorzuci również żadnego marginesu bezpieczeństwa, gdyż rozliczenie będzie następować jedynie na podstawie godzin przepracowanych przez zespół.
Aby uchronić się przed zbyt dużymi kosztami, można umówić się z dostawcą na tzw. “cap”. Jest to maksymalna ilość godzin, którą zespół poświęci na wykonanie zlecenia. Dostawca odpowiednio wcześniej poinformuje, że jest ryzyko dojścia do “maxa”.
Oczywiście podejście T&M nie oznacza, że rezygnujemy z szacowania. Wszyscy muszą mieć wspólną wizję efektu końcowego i dostawca IT może oszacować (najczęściej widełkowo) czas i zespół potrzebny do realizacji zadania. Nie jest to jednak wiążąca estymacja, tylko orientacyjne przybliżenie.
Przykład wyceny w formie T&M:
Zespół projektowy będzie składał się z następujących osób (przewidywane obłożenie zespołu):
- Senior Full-stack developer - 80h miesięcznie, stawka 150 PLN/h => 12.000 PLN / mies.
- Regular Front-end developer - 80h miesięcznie, stawka 100 PLN/h => 8.000 PLN / mies.
- Senior Project Manager - 40h miesięcznie, stawka 120 PLN/h => 4.800 PLN / mies.
- Regular QA - 20h miesięcznie, stawka 80 PLN/h => 1.600 PLN / mies.
Przewidywany koszt miesięczny to 26.400 PLN, a estymowany czas zakończenia projektu to 1-1.5 miesiąca.
Ważne jest też, by po stronie klienta była dedykowana osoba do bieżącej codziennej współpracy z zespołem (tzw. Product Owner), która będzie odpowiadała na wszystkie pytania, podejmowała decyzję i nadzorowała prace zespołu. Brak takiej osoby może spowodować, że koszty projektu urosną niewspółmiernie oraz stracimy czas na wydłużony proces decyzyjny w firmie.
Kiedy wybrać rozliczenie Time & material?
Jeżeli zależy nam na elastycznej, ścisłej współpracy z dedykowanym zespołem, podejście Time & material jest zdecydowanie lepszą opcją niż poprzednio wymienione metody współpracy. Wykorzystując zwinne techniki wytwarzania oprogramowania (Scrum, Agile) - to jest jedna z dwóch (obok Body leasingu) możliwych form rozliczeń pomiędzy klientem a wytwórcą oprogramowania.
Opisane powyżej modele Fixed price, "Widełki", Milestone, Time & Material to nie jedyne możliwe formy rozliczeń z software housem.
Chcesz dowiedzieć się jakie są inne formy rozliczeń z software housem?
Pobierz nasz darmowy ebook o transformacji cyfrowej i sprawdź jakie są dodatkowe 4 modele rozliczeń.
Pobierz
Czy jest najlepszy model rozliczeń? Generalnie nie. Ale dla danej sytuacji klienta, do konkretnego projektu, zawsze jesteśmy znaleźć i wybrać najlepsze rozwiązanie.
Na wybór dostawcy usług IT ma wpływ oczywiście wiele czynników, ale warto być świadomym, jakie są dostępne modele rozliczeń i wybrać taki, który da nam największe bezpieczeństwo, a także umożliwi nam elastyczność na takim poziomie jakiego będziemy potrzebowali.
