Jak podpisać umowę online i usprawnić obsługę klienta w firmie
Doświadczenia z 2020 i 2021 roku pokazują przedsiębiorcom, jak istotne okazało się usprawnianie procesów związanych z obsługą klienta. Coraz częściej liczy się szybkie, bezproblemowe i bezpieczne zawieranie umów na odległość. Wiele czynności już wykonujemy przez Internet - kupujemy online, zlecamy przelewy kontrahentom, regulujemy płatności, czy wypełniamy dokumenty do Urzędu Skarbowego. Dlaczego by nie wykorzystać również przestrzeni online, aby skrócić czas od podjęcia decyzji o zawarci u umowy do faktycznego jej podpisania?
Samo podpisywanie umów na pierwszy rzut oka nie wymaga poświęcenia dużej ilości czasu - podpis na kartce papieru złożymy w sekundę. Jednak za tą czynnością kryją się jeszcze takie działania jak przygotowanie treści umowy, dopasowanie jej do klienta, wysyłka na poczcie bądź kurierem czy czas oczekiwania na odesłanie zaakceptowanych dokumentów. Jak myślisz, ile czasu spędzasz na tych wszystkich aktywnościach w skali miesiąca, kwartału, roku?
Załóżmy (optymistycznie), że przygotowanie jednej umowy trwa tylko 1 godzinę. Ile czasu możesz zaoszczędzić skracając ją do maksymalnie 5 minut?
1 umowa dziennie x 252 dni pracujących w roku x 55 min oszczędności = 231 zaoszczędzone godziny rocznie.
Czy możesz w tym czasie obsłużyć lub pozyskać większą ilość klientów? Spójrz również na problem z perspektywy klienta - ile czynności musi on wykonać, aby odesłać podpisaną umowę do administracji firmy? Jak wpływa to na jego doświadczenie z Twoją marką?
Efektywność działań to jeden z najważniejszych czynników, które przekłada się na jakość obsługi klienta.
Jeden z naszych klientów szukał alternatywy dla podpisywania umów poprzez e-mail - chciał wznieść tę część obsługi klienta na wyższy poziom. Co go do tego skłoniło?
- Dziesiątki tysięcy podpisywanych umów, których obsługa zabierała pracownikom mnóstwo czasu. Podpisanie, przekazanie i archiwizowanie wymagało od nich złożonych i czasochłonnych działań. To był najwyższy czas, aby wprowadzić do tego procesu automatyzację.
- Podpisywanie umów w biurze było dla wielu branż całkowicie normalne przed pandemią. Przesyłanie dokumentów listownie podczas lockdownu stało się problematyczne i bardziej kosztochłonne oraz czasochłonne zarówno dla pracowników jak i klientów.
Co zrobić, aby zminimalizować ten czas do minimum?
Prostota, intuicyjność i mobilność - te trzy cechy wskazywały główny kierunek do stworzenia rozwiązania problemu szkoły językowej. Wynikiem naszych działań był system, który umożliwi podpisanie dokumentów w kilka minut.
Większość dokumentów może być podpisana elektronicznie i nie potrzeba składać podpisu kwalifikowanego. Aby zachować moc prawną umowy, ważne jest jasne i czytelne wyrażenie woli jej zawarcia przez konkretną osobę składającą oświadczenie. Co to oznacza? Osoba podpisująca umowę ma możliwość zapoznania się z treścią oraz załącznikami spersonalizowanej umowy a składając podpis jednoznacznie informuje, że akceptuje warunki. Wypowiedzenie słów "Zapoznałem/łam się z treścią umowy i akceptuję jej warunki", "Zgadzam się", "Ok, zgadzam się", "Podpisuję umowę" powinny być uznane za wystarczające przez sąd.
Podpisanie umowy online to zaznaczenie odpowiednich zgód oraz dwa kliknięcia myszką w przycisk “Podpisz umowę”. Jest to zdecydowanie krótszy i szybszy proces od podpisywania dokumentów analogowo, długopisem. Zbędne stają się zatem papier, drukarka, usługa pocztowa i archiwizacja.
Jakie przykładowe dokumenty można podpisać online?
- oświadczenie woli,
- umowy z operatorem,
- umowy sprzedażowe,
- umowy pożyczkowe,
- dokumenty kadrowe np. umowa zlecenie,
- pełnomocnictwa,
- kosztorysy,
- umowy o zachowaniu poufności (NDA),
- briefy.
Wszystkie inne dokumenty, które nie wymagają podpisu kwalifikowanego.
Jakich dokumentów nie można podpisać online?
Podpis online nie jest respektowany w przypadku, kiedy do zawarcia umowy wymagana jest:
- forma szczególna czynności prawnych (forma pisemna) - np. umowa o pracę, umowa o przeniesienie praw własności intelektualnej, umowa leasingu
- forma aktu notarialnego, forma z podpisami notarialnie poświadczonymi oraz forma pisemna z datą pewną - np. umowy o przeniesienie prawa własności nieruchomości (sprzedaż nieruchomości) czy umowa o przeniesienie udziałów w spółce z o.o.
Podsumowując, zdecydowaną większość umów można podpisać online, całkowicie przez Internet w kilka minut. Niewiele małych i średnich firm o tym wie i stosuje, doceniając korzyści płynące z używania systemów do podpisywania umów w organizacji.
Jakie korzyści przynosi podpisywanie umów online?
- Zwiększenie zadowolenia klientów, którzy nie muszą pojawiać się w biurze albo odsyłać dokumentów do placówki i mogą podpisywać umowy przez Internet w dowolnym momencie dnia.
- Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu na platformie online.
- Wyszukiwanie konkretnych dokumentów na platformie przez pracowników trwa zdecydowanie krócej niż wyszukiwanie ich w segregatorach.
- Cyfrowe archiwum dokumentów wiąże się również z oszczędnością miejsca, które było przeznaczone na fizyczne przechowywanie dokumentów w biurze.
- Bezpieczeństwo danych i dokumentów dzięki wykorzystywaniu zaawansowanych technologii i certyfikatów bezpieczeństwa. Korzystając z usług poczty musimy wziąć pod uwagę potencjalne zniszczenia czy zagubienie przesyłki.
- Działanie przyjazne dla środowiska - oszczędzając papier chronisz drzewa. Jest to dodatkowy atut doceniany przez tych klientów, którzy dbają o dobro planety.
Czy widzisz inne korzyści, które mógłby wnieść do Twojej firmy system do podpisywania umów online?
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej szczegółów na temat projektu, który skraca cały proces podpisania umowy w szkole językowej do dosłownie kilku minut - sprawdź pełną wersję case study systemu do podpisywania umów online dla szkoły językowej.
Masz pomysł na stworzenie narzędzia, które pomoże Ci w codziennej obsłudze klienta i potrzebujesz konsultacji/świeżego spojrzenia, aby rozwiązać problem?
Umów się z nami na konsultację:
