Co gra w sercu Project Managera, czyli jakim być PM by skutecznie zarządzać projektami?
Nie da się uzyskać certyfikatu z cierpliwości czy umiejętności słuchania. Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. Dotyczy to zarówno klienta, jak i zespołu. Wiele można się nauczyć, ale to czy mamy "to coś" jest zapisane głęboko w naszej osobowości.
Dobry, czyli efektywny Project Manager, to osoba posiadająca przede wszystkim odpowiednio zbilansowany zestaw określonych umiejętności twardych i miękkich. Są one niezbędne, by spełniać się zawodowo oraz osiągać satysfakcję z pracy. Ale zacznijmy od początku...
Metodologia
Wybór metody zarządzania projektem jest powiązany z typem i zakresem realizacji oraz specyfiką zespołu. Każda z metod służy do osiągania innych celów w inny sposób. Obecnie stosuje się dwa główne podejścia do zarządzania projektami. Należy do nich podejście tradycyjne (model kaskadowy Waterfall) oraz podejście zwinne (agile).
Metodyka Waterfall polega na wykonywaniu podstawowych czynności, jako odrębnych faz projektowych, w porządku jeden po drugim. Każda czynność to kolejny schodek. Innymi słowy sekwencyjnie przechodzimy przez każdy etap oddzielnie. Jeżeli wyniki jednego etapu są niesatysfakcjonujące organizuje się iteracje kaskady, które mają na celu wypracowanie pożądanych rezultatów. Do metodyk tradycyjnych zaliczamy metodykę np. PRINCE2.
Podejście zwinne (agile) ujmuje projekt jako zbiór małych zadań, których kolejność wykonania (czasem również zakres) może się zmieniać (najlepiej, jak odpowiada potrzebom klienta). Agile obejmuje wiele elastycznych sposobów zarządzania pracą wymagających silnej współpracy z klientem. Jego stosowanie daje gwarancje ukończenia projektu w założonym budżecie oraz dostarczenie produktów odpowiedniej jakości spełniających potrzeby biznesu oraz użytkowników. Do metodyk agile należą np. Extreme Programming, Lean, Scrum.
Kiedy decydujesz się na jedną z metod upewnij się, że korzystasz z oprogramowania lub narzędzi pomagających zespołowi sprawnie wykonywać swoje zadania, a Tobie trzymać rękę na pulsie i koordynować przebieg realizacji projektu zgodnie z założeniami.
Narzędzia i platformy
Na rynku istnieje wiele bardzo dobrych programów i aplikacji do zarządzania projektami. Ich wybór jest warunkowany przede wszystkim osobistymi preferencjami Project Managera.
InVision – platforma służąca do komunikacji z klientem na etapie projektu graficznego. Umożliwia prezentacje projektu, na który klient za pomocą pinezek nanosi swoje uwagi. Przeniesienie dialogu z e-maili do InVision pozwala na zachowanie ładu w komunikacji oraz uzyskiwaniu konstruktywnego feedbacku.
Slack – komunikator, który ułatwia komunikację z pojedynczymi osobami, rozmowę grupową oraz przesyłanie plików. Każdy projekt może mieć własny kanał. Dzięki temu rozmowy związane z projektem prowadzone są w jednym miejscu, gdzie dostęp do nich mają wszyscy zainteresowani.
Asana – platforma służąca do zarządzania projektem zaczynającą się na planowaniu (ustanawianie etapów projektu, zadań, priorytetów, członków zespołu) przez koordynacje prac (wgląd w postęp projektu oraz bieżącą aktywność każdego członka zespołu) po jego finalizację (weryfikacja poprawności wykonanych zadań). Asana umożliwia zaangażowanie klienta w proces realizacji projektu oraz przypisywanie mu jego własnych zadań warunkujących termin zakończenia prac (np. przesłanie informacji, bez których dalsze prace są niemożliwe).
Powyższe programy stanowią jedynie kilka podstawowych narzędzi. Na rynku dostępny jest szereg alternatywnych opcji. Najlepiej jest przetestować kilka z nich i samodzielnie wybrać to, co nam odpowiada najbardziej.
Umiejętności
Jak już wspomniałam nikt nie daje certyfikatów z cierpliwości czy umiejętności słuchania. Można próbować rozwijać się na kursach planowania czasu, kreatywności oraz poznawać sposoby radzenia sobie ze stresem, ale czy to działa nie wiem. Na szczęście umiejętności miękkie to nie wszystko. Istnieje zestaw cech twardych możliwych, a wręcz koniecznych do przyswojenia.
Umiejętności miękkie to nasze wrodzone cechy charakteru.
Umiejętności twarde możemy stale doskonalić i rozwijać swój warsztat.
Co gra w sercu Project Managera?
Przede wszystkim nastawienie na cel, potrzeba samorealizacji oraz samodoskonalenia. Przy pracy z zespołem należy pamiętać, że ludzie są emocjonalni. Czyni to zarządzanie zespołem często skomplikowanym. Project Manager musi być elastyczny. Empatia i chęć zrozumienia potrzeb zespołu przy jednoczesnym dbaniu o doskonałą komunikację z klientem oraz koordynację projektów zgodnie z założeniami to klucz do sukcesu. Kierownik projektu, który potrafi w naturalny sposób dopasować się do otoczenia, osiągnie większy sukces w relacjach z zespołem, co przełoży się na satysfakcjonujące wyniki projektu oraz zadowolenie klienta.
